- планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя, встреча гостей; - организация и подготовка внешних и внутренних встреч, заседаний, совещаний, переговоров (в т.ч. телефонных переговоров), собеседований, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня, Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров, совещаний; - прием и распределение телефонных звонков (Мини-АТС); - составление приказов (распоряжений) и их доведение до сотрудников, ведение деловой переписки, а также составление писем, запросов, подготовка хозяйственных договоров и других документов по поручению руководства; - визовая поддержка (оформление документов для получения Шенгенских Виз); - осуществление технической помощи руководителя (копирование, печать, сканирование и пр.); - ведение кадрового делопроизводства (составление характеристик, ведение табеля учета рабочего времени, непосредственное взаимодействие с бригадирами и начальниками участков); - личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках; - техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, бронирование гостиниц, транспорта и т.п.; - доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения; - ежедневная отправка корреспонденции (курьеры, DHL, Почта России и т.п.), отслеживание поступления документов, корреспонденции (в т.ч. электронной) и печатных изданий, своевременная их передача; - запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема; - ведение делопроизводства; прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю т.п.; - обеспечение жизнедеятельности офиса; - подбор необходимых руководителю документов; - выполнение служебных поручений руководителя. | 