Ведение документооборота организации в соответствии с ГОСТами и нормативами (в системе электронного документооборота Правительства Москвы МОСЭДО и в бумажном виде) в полном объеме, а именно: проверка правильности оформления исходящей документации; регистрация исходящих писем в системе электронного документооборота и направление их в сторонние организации (работа с организациями, подключенными и не подключенными к системе МОСЭДО); прием, регистрация, перевод в электронный вид, проверка на повтор поступлений всей входящей корреспонденции, доставленной курьером, почтой или по системе МОСЭДО; доведение корреспонденции до руководства и, согласно резолюциям, до исполнителей; регистрация всей внутренней переписки в организации, направление адресатам; работа с входящими, исходящими и внутренними документами с грифом "ДСП"; работа с обращениями граждан; регистрация приказов, протоколов совещаний; ознакомление сотрудников с приказами, протоколами совещаний и поручениями руководства; контроль за исполнением поручений руководства, контроль сроков исполнения поручений; урегулирование вопросов, возникающих в процессе регистрации входящих писем из сторонних организаций, непосредственно с исполнителями этих писем; ответы на задаваемые по телефону вопросы относительно регистрации, передачи исполнителям направленных в организацию документов и материалов; работа с электронной почтой и факсом организации; поиск и подготовка документов по запросам сотрудников; составление служебных записок и проектов писем; отчетность по проделанной работе отдела; оформление папок для подшивки документов, согласно утвержденной номенклатуре; оформление и подшивка отработанных документов в соответствующие дела согласно утвержденной номенклатуре; ведение архива отдела, подготовка описей и актов на уничтожение архивных дел; консультации сотрудников организации по вопросам работы в системе МОСЭДО, по вопросам правильности оформления писем, служебных записок. При необходимости, выполнение функций секретаря Директора (контроль исполнения пунктов протоколов, контроль наличия просроченных поручений, подготовка отчетов к совещаниям, ведение рабочего календаря Директора, встреча гостей и организация совещаний, взаимодействие с курьером, водителем, работа с мини-атс.) Так же участвовала в осуществлении перевода организации с бумажного документооборота и электронного документооборота в программе ГранДок на систему электронного документооборота МОСЭДО в полном объеме, и в разработке регламента организации в части работы отдела делопроизводства и документооборота. |